Tämä on Sosialidemokraattiset Opiskelijat – SONK ry:n tietosuojaseloste, josta käyvät ilmi yhdistyksen ylläpitämät rekisterit ja henkilötietojen käsittelyn periaatteet.
Rekisterinpitäjä
Sosialidemokraattiset Opiskelijat – SONK ry
Siltasaarenkatu 18-20C 6. krs, 00530 Helsinki
toimisto@sonk.fi
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Aleksanteri Gustafsson
aleksanteri.gustafsson@sonk.fi
0452775070
Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisteröidyt ryhmät
Rekisterillä tarkoitetaan Sosialidemokraattiset Opiskelijat – SONK ry:n käsittelemien henkilötietojen kokonaisuutta, joka muodostuu seuraavista rekisteröidyistä ryhmistä kerätystä tiedosta:
- yhdistyksen jäsenet
- yhdistyksen jäsenosastojen jäsenet
- yhdistyksen toimintaan (esim. tapahtumat) osallistuvat henkilöt
- sidosryhmät
- yhdistyksen Internet-sivuilla (www.sonk.fi) vierailevat henkilöt
Rekisterin käyttötarkoitukset ovat:
- jäsenen henkilötietojen hallinta ja päivittäminen
- edustusoikeusluetteloiden laatiminen (esim. liittokokous)
- jäsenviestintä jäsenyyden aikana (esim. sähköpostitiedotus)
- normaali yhdistystoiminta (esim. tapahtuman järjestäminen)
- rekisterinpitäjän raportointivelvollisuuksien täyttäminen (esim. toiminnan laajuuden raportointi rahoittajille)
- sidosryhmäviestintä
- Debatti-nettilehden ilmoitusmyynti
- Internet-sivujen kävijätietojen analysoiminen (evästeet, Google Analytics)
Henkilötietojen käsittelyperusteet ovat lakiin perustuva velvoite (yhdistyksen velvollisuus ylläpitää jäsenluetteloa ja yhdistyksen velvoite raportoida saatujen avustusten käytöstä ja toiminnan laajuudesta), yhdistyksen oikeutettu etu (henkilötietojen käsittely normaalin yhdistystoiminnan, esimerkiksi viestinnän ja tapahtumien järjestämisen, yhteydessä ja sidosryhmäviestintä ja Debatti-lehden ilmoitusmyynti) ja sopimus (Debatti-lehden kannatustilausten postittaminen ja laskuttaminen kannatustilauksen tehneille sekä Debatti-lehden ilmoitusmyynti).
Rekisterin sisältämät tiedot
Jäsenten osalta rekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- nimi
- postiosoite (lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka)
- paikkakunta (jos eri kuin postitoimipaikka)
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- sukupuoli
- syntymäaika
- jäsenyyden alkamis- ja päättymisaika
- jäsenyystyyppi
- mahdollinen paikallisosaston jäsenyys
Yhdistyksen toimintaan (esim. tapahtumiin) osallistuvien osalta rekisteri sisältää seuraavat tiedot/seuraavia tietoja:
- nimi
- kyseessä olevan aktiviteetin kannalta oleelliset yhteystiedot
- kyseessä olevan aktiviteetin kannalta muut oleelliset tiedot
- laskutustiedot
Sidosryhmien osalta rekisteri sisältää seuraavat tiedot/seuraavia tietoja:
- sidosryhmän tai sen edustajan nimi
- sidosryhmän tai sen edustajan oleelliset yhteystiedot
- laskutustiedot
Tietojen säilytysajat
Jäsenyyttä koskevat tiedot säilytetään enintään yhden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Toimintaan osallistumista ja laskutusta koskevat tiedot säilytetään niin kauan kuin yhdistyksen lakiin perustuvien velvoitteiden täyttäminen edellyttää (esim. kirjanpitolain asettamat säilytys- ja arkistointivelvoitteet). Tapahtumista tms. toiminnasta säilytetään kuitenkin vain välttämättömät tiedot (esim. osallistujan nimi, yhteystiedot ja laskutustiedot), muut kerätyt tiedot hävitetään kohtuullisen ajan sisällä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäseniä koskevaa tietoa kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään muun muassa jäseneksi liittymisen yhteydessä.
Yhdistyksen toimintaan (esim. tapahtumiin) osallistuvien tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään tapahtumailmoittautumisen tai vastaavan tahdonilmauksen yhteydessä.
Sidosryhmiä koskeva tieto kerätään pääasiassa julkisista lähteistä (esim. Internet-sivut) ja rekisteröidyiltä itseltään.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tapahtumiin tms. toimintaan osallistumisen yhteydessä tietoja luovutetaan aktiviteetin järjestämisen kannalta oleellisille kolmansille osapuolille (esim. majoituspalveluntarjoajat). Luovutettuja tietoja ei ole lupa käyttää suoramarkkinointiin ja tahon, jolle tietoja luovutetaan, edellytetään käsittelevän niitä asianmukaisesti.
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta sähköisten järjestelmien, joissa tietoja käsitellään, palvelimet saattavat sijaita EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsittelevät ensisijaisesti yhdistyksen työntekijä ja puheenjohtaja. Lisäksi niiden jäsenten, jotka ovat myös paikallisosaston jäseniä, henkilötietoja käsittelee osaston puheenjohtaja tai erikseen nimetty jäsenvastaava. Ennen tietojenkäsittelyoikeuden saamista käsittelijät sitoutuvat käsittelemään tietoja luottamuksellisesti ja asianmukaisesti.
Rekisteritiedot säilytetään pääasiassa sähköisissä, salasanasuojatuissa järjestelmissä, joiden käyttöoikeuksia pystytään rajoittamaan ja käyttöä seuraamaan.
Manuaalisessa muodossa olevat tiedot, kuten paperiset liittymislomakkeet, säilytetään lukittavassa toimistotilassa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- oikeus itseään koskevien tietojen korjaamiseen
- oikeus rajoittaa itseään koskevien tietojen käsittelyä tai kieltäytyä luovuttamasta itseään koskevaa tietoa
- Tietojen käsittelyn rajoittaminen voi kuitenkin tarkoittaa, että rekisteröity ei voi osallistua esim. tapahtumiin, joiden kannalta tietojen saaminen on välttämätöntä
- Joissakin tapauksissa tietojen käsittelyä voi rajoittaa itse ilman erillistä pyyntöä rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle, esim. sähköpostitse lähetettävän uutiskirjeen peruuttaminen
- oikeus itseään koskevien tietojen poistamiseen niiltä osin kuin tietojen säilytykseen ei ole lakiperustetta
- oikeus saada tieto merkittävistä tietosuojaloukkauksista tms. -vuodoista, joissa rekisteröidyn tietojen suojaus on epäonnistunut
- oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle
Tietojen tarkastamista, oikaisua, rajoittamista ja poistoa koskevat pyynnöt tulee osoittaa kirjallisina rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Evästeiden käyttö Internet-sivuilla ja kävijätietojen analysointi
Yhdistyksen Internet-sivuilla käytetään evästeitä (cookies). Evästeet ovat Internet-sivujen kävijän päätelaitteelle lähetettäviä pieniä tekstitiedostoja, joiden avulla kävijästä kerätään tunnistetietoa (esim. IP-osoite, sivuvierailun kesto ja siirtyminen sivulta toiselle). Kävijä voi selaimen asetuksia säätämällä poistaa selaimeensa tallentuneet evästeet tai estää evästeiden käytön. Internet-sivut eivät välttämättä toimi täydellisesti, jos evästeet on poistettu käytöstä.
Evästeiden avulla kerätyn kävijätiedon analysointiin hyödynnetään Google Analyticsia, joka mallintaa mm. sivujen kävijämäärän vaihteluita. Useimmissa selaimissa on Do Not Track -ominaisuus, jolla kävijä voi kieltää tietojensa keräämisen analyysitarkoitukseen.
Lisätietoja siitä, miten Google käsittelee kerättyjä tietoja: https://policies.google.com/technologies/partner-sites.
Tietosuojaselosteen esillä pitäminen ja päivittäminen
Tietosuojaseloste on luettavissa yhdistyksen nettisivuilla. Lisäksi seloste esitetään aina pyydettäessä.
Tietosuojaseloste on päivitetty 13.3.2020. Selostetta päivitetään ja tarkennetaan tarvittaessa.